Cómo hacer una factura correcta: datos obligatorios y ejemplo

Las reglas de las facturas están en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Obliga a autónomos y empresas a emitir factura por sus ventas y servicios, y fija qué datos debe tener cada una.

Cuándo hay que hacer factura

• Siempre que el cliente sea un empresario o profesional, o la pida.
• En las ventas a particulares, salvo que el negocio pueda emitir factura simplificada (ticket). Ver factura simplificada.
• En las entregas a otros países de la UE, exportaciones y otras operaciones especiales, siempre.

Plazo: en el momento de la operación o, si el cliente es empresario, antes del día 16 del mes siguiente.

Los datos obligatorios

1. Número y, en su caso, serie. Correlativo dentro de cada serie, sin saltos. Más en numeración y series.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
4. Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
5. NIF del emisor y del destinatario (este último obligatorio si es empresario o profesional, o en ciertos casos).
6. Domicilio del emisor y del destinatario (si es empresario).
7. Descripción de los bienes o servicios.
8. Base imponible, con precio unitario sin IVA y descuentos si los hay.
9. Tipo de IVA aplicado.
10. Cuota de IVA, separada.

Y, si corresponde:

• Retención del IRPF, si eres profesional y facturas a una empresa o autónomo. Ver retenciones en las facturas.
• Recargo de equivalencia, si vendes a un comerciante minorista en ese régimen.

Menciones obligatorias en casos especiales

Ejemplo de factura

Los datos son ficticios. Se pueden añadir la forma de pago, el IBAN y el plazo de vencimiento, que no son obligatorios pero ayudan a cobrar.

Cómo hacer las facturas

• Con un programa de facturación: es lo recomendable, y será obligatorio que cumpla Verifactu.
• Con la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, pensada para quien emite pocas facturas.
• En papel, a mano, con talonario numerado (cada vez menos habitual).

Entre empresas, el formato tendrá que ser electrónico estructurado cuando entre en vigor la obligación.

Errores más habituales

• Saltarse números o usar la misma numeración en dos facturas.
• Olvidar el NIF del cliente empresa: sin él, no puede deducir el IVA.
• Poner retención cuando no toca (a un particular) o no ponerla cuando toca.
• Aplicar IVA a un cliente europeo con NIF-IVA válido, o no aplicarlo cuando no lo tiene.
• Borrar o modificar una factura emitida. Los errores se corrigen con una factura rectificativa.

Cuánto tiempo hay que guardarlas

Al menos 4 años a efectos fiscales y 6 a efectos mercantiles. Más en cuánto tiempo guardar las facturas.

Si quieres que lo llevemos por ti, en Protoasesor gestionamos autónomos desde 40 €/mes y empresas desde 90 €/mes, IVA incluido y sin permanencia. Escríbenos al WhatsApp 677 33 21 11.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos son obligatorios en una factura?

Número y serie, fecha, nombre o razón social, NIF y domicilio del emisor y del cliente empresa, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, y las menciones especiales que correspondan.

¿Cuándo lleva retención una factura?

Cuando la emite un profesional (sección segunda del IAE) y el cliente es una empresa o un autónomo. A particulares no se aplica retención.

¿Puedo hacer facturas sin programa?

Sí, a mano en papel. Pero si usas un programa o plantillas, cuando Verifactu sea obligatorio tendrás que usar un sistema adaptado.

¿Cuál es el plazo para emitir una factura?

En el momento de la operación o, si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente.

Fuentes oficiales

• BOE: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación
• Agencia Tributaria: VERI*FACTU