Contabilidad
Contabilidad para autónomos: qué estás obligado a llevar y cómo organizarte
Qué contabilidad debe llevar un autónomo según su régimen, los libros obligatorios, cuánto tiempo guardar las facturas y cómo organizarte.
Facturación
Cuánto tiempo hay que guardar las facturas: 4, 6 o 10 años
La respuesta corta es 6 años. Pero hay casos en los que conviene guardarlas bastante más. Te explicamos de dónde sale cada plazo y cómo guardarlas en digital sin problemas.
Los plazos
| Norma | Plazo | Desde cuándo |
|---|---|---|
| Ley General Tributaria (prescripción) | 4 años | Desde el fin del plazo de la declaración en la que se incluye la factura |
| Código de Comercio | 6 años | Desde el último asiento de cada libro |
| Bases negativas (pérdidas) en Sociedades | 10 años | Para poder acreditar las pérdidas que compenses |
| Bienes amortizables | Toda la vida útil + 4 años | Hasta que prescriba el último año en que amortizas |
Ejemplo del plazo de 4 años
Una factura de gasto de marzo de 2026 entra en el 303 del primer trimestre (plazo hasta el 20 de abril de 2026) y en la renta de 2026 (plazo hasta finales de junio de 2027). Para la renta, prescribe en junio de 2031. Por eso «4 años» siempre son, en la práctica, más de 5 desde la fecha de la factura.
Qué documentos guardar
- Facturas emitidas y recibidas.
- Libros registro y contabilidad.
- Justificantes de pago, extractos bancarios y contratos.
- Declaraciones presentadas y sus justificantes.
- Nóminas, seguros sociales y documentos laborales (4 años como mínimo para la Seguridad Social).
¿Puedo guardarlas en digital?
Sí. Las facturas electrónicas se guardan en su formato original. Las de papel se pueden digitalizar con un software de digitalización certificada homologado por Hacienda y, entonces, destruir el original. Una simple foto con el móvil no sustituye legalmente al papel, aunque en la práctica sirve como copia de seguridad.
Consejo: guarda todo durante 6 años como regla general y, si has tenido pérdidas o compras de bienes grandes, conserva esa documentación hasta que acabes de aprovecharlas y 4 años más.
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Preguntas frecuentes
¿Cuántos años hay que guardar las facturas?
Como regla general, 6 años por el Código de Comercio. Hacienda puede revisar 4 años desde el fin del plazo de cada declaración.
¿Puedo tirar las facturas pasados 4 años?
No es recomendable. El Código de Comercio exige 6 años y, en algunos casos, hay que guardarlas más.
¿Vale guardar las facturas en PDF?
Las facturas electrónicas, sí. Las de papel, solo si se digitalizan con un software certificado por Hacienda.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una compra que amortizo?
Durante todos los años en que la amortices y 4 años más.