Facturación
Cómo hacer una factura correcta: datos obligatorios y ejemplo
Qué datos debe llevar una factura en España, cómo se numera, cuándo lleva IVA y retención, menciones obligatorias en casos especiales y un ejemplo completo.
Facturación
Factura rectificativa: cuándo hay que hacerla y cómo
Una factura emitida no se puede borrar ni modificar. Si hay un error, un descuento posterior o una devolución, se corrige con una factura rectificativa. Te explicamos cuándo es obligatoria y cómo hacerla bien.
La factura rectificativa está regulada en el artículo 15 del Reglamento de facturación. Es la única forma correcta de corregir una factura ya emitida, y con Verifactu será además la única técnicamente posible: los programas no dejarán borrar.
Cuándo hay que emitirla
- Errores en datos obligatorios: NIF, nombre, importes, tipo de IVA…
- Modificación de la base imponible por:
- Devoluciones de mercancía o envases.
- Descuentos o bonificaciones posteriores a la venta (rappels).
- Anulación total o parcial de la operación.
- Impago del cliente, cuando se cumplen los requisitos para recuperar el IVA (concurso o crédito incobrable).
- Cuotas de IVA mal calculadas, por haber aplicado un tipo incorrecto o no haber repercutido IVA cuando tocaba.
Si el error es solo en un dato no obligatorio (por ejemplo, la forma de pago), no hace falta rectificativa.
Plazo
Tan pronto como conozcas el error o la circunstancia que obliga a rectificar, y siempre dentro de los 4 años siguientes al devengo del IVA o al momento en que se produjo la modificación.
Datos que debe llevar
- Todos los datos de una factura normal.
- Indicar que es rectificativa.
- Número y fecha de la factura que rectifica.
- Motivo de la rectificación.
- Una serie específica de numeración, distinta de la de las facturas ordinarias (por ejemplo, «R-2027-001»).
Dos formas de rectificar
| Método | Cómo se hace | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Por diferencias | La rectificativa recoge solo la diferencia, positiva o negativa (por ejemplo, −100 € de base y −21 € de IVA) | Descuentos, devoluciones parciales, ajustes de precio |
| Por sustitución | La rectificativa anula la original y recoge los datos correctos completos | Errores en datos del cliente o varios errores a la vez |
Ejemplo por diferencias
Emitiste la factura 2027-0040 por 2.000 € + 21 % IVA. El cliente devuelve material por 300 €. La rectificativa R-2027-003 recoge:
- Base imponible: −300,00 €
- IVA 21 %: −63,00 €
- Total: −363,00 €
- Motivo: devolución parcial de mercancía de la factura 2027-0040 de 15/03/2027.
Cómo afecta al IVA
- Si la rectificativa reduce el IVA, puedes declararla en el 303 del periodo en que la emites, o rectificar la declaración del periodo original. El cliente, por su parte, debe reducir el IVA que dedujo.
- Si la rectificativa aumenta el IVA por un error tuyo, hay que presentar una complementaria del periodo original, con el recargo que corresponda.
Ojo: si la causa es un aumento de IVA por haber aplicado un tipo inferior, la regularización va al periodo del devengo, con recargo si ya pasó el plazo. Por eso conviene revisar los tipos de IVA antes de facturar.
Errores frecuentes
- Usar la misma serie que las facturas ordinarias.
- Modificar la factura original en lugar de emitir una rectificativa.
- No indicar la factura que se rectifica.
- Emitir una factura negativa sin decir que es rectificativa.
- Rectificar pasados los 4 años.
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Preguntas frecuentes
¿Se puede modificar una factura ya emitida?
No. Cualquier corrección de datos obligatorios se hace con una factura rectificativa.
¿Cuál es el plazo para hacer una factura rectificativa?
En cuanto se conozca la causa y siempre dentro de los 4 años siguientes al devengo o a la circunstancia que la motiva.
¿La factura rectificativa necesita una serie distinta?
Sí. Las rectificativas deben tener una serie de numeración específica.
¿Qué diferencia hay entre rectificar por diferencias o por sustitución?
Por diferencias, la rectificativa recoge solo el ajuste. Por sustitución, anula la original y recoge todos los datos correctos.