Contabilidad
Libros registro del autónomo: ingresos, gastos y bienes de inversión
Qué libros registro debe llevar un autónomo, qué datos incluye cada uno, en qué formato llevarlos y cuándo te los pedirá Hacienda.
Contabilidad
Contabilidad para autónomos: qué estás obligado a llevar y cómo organizarte
La mayoría de autónomos no tiene que llevar una contabilidad completa como una empresa, sino unos libros registro más sencillos. Pero esos libros son obligatorios y deben cuadrar con tus impuestos. Te explicamos qué llevar en tu caso.
Depende de tu régimen
| Régimen de IRPF | Qué tienes que llevar |
|---|---|
| Estimación directa simplificada, actividad empresarial | Libro de ventas e ingresos, de compras y gastos, y de bienes de inversión |
| Estimación directa simplificada, actividad profesional | Libro de ingresos, de gastos, de bienes de inversión y de provisiones de fondos y suplidos |
| Estimación directa normal, actividad mercantil | Contabilidad según el Código de Comercio: libro diario, inventarios y cuentas anuales |
| Estimación objetiva (módulos) | Libro de bienes de inversión y conservar las facturas recibidas |
Además, si haces operaciones con IVA, tienes que llevar los libros registro del IVA: facturas emitidas, facturas recibidas y bienes de inversión. Hacienda permite unificarlos con los del IRPF, y es lo que hace casi todo el mundo. Los vemos con detalle en libros registro del autónomo.
Qué se apunta
- Ingresos: cada factura emitida, con fecha, número, cliente, base, IVA y retención.
- Gastos: cada factura recibida, con proveedor, concepto, base e IVA. Incluye tu cuota de autónomo, que no tiene factura pero es gasto.
- Bienes de inversión: ordenadores, maquinaria, vehículos, mobiliario… con su amortización anual. Ver amortización.
Cuánto tiempo hay que guardar las facturas
Como mínimo 4 años por la prescripción fiscal, contados desde que acaba el plazo de la declaración. Pero el Código de Comercio exige 6 años para la documentación contable, y si amortizas bienes o compensas pérdidas, hasta que prescriba el último año en que los aplicas. Lo prudente: 6 años, en papel o en digital.
Cómo organizarte sin volverte loco
- Una cuenta bancaria solo para el negocio. Facilita casarlo todo. Ver cuenta bancaria del autónomo.
- Factura siempre con un programa, numeración correlativa y, a partir de la entrada en vigor de Verifactu, con un software adaptado.
- Escanea o fotografía cada gasto el mismo día. Una carpeta por trimestre.
- Revisa al cierre de cada trimestre antes del 303 y el 130: que los ingresos cuadren con el banco y que no falte ninguna factura.
Hacienda cruza datos: lo que declaran tus clientes en el 347 y el 190, lo que cobras por TPV o Bizum, y tus 303 y 130. Si tus libros no cuadran con eso, recibirás un requerimiento.
Errores frecuentes
- Apuntar solo lo que pasa por el banco y olvidar cobros en efectivo.
- No registrar la cuota de autónomo como gasto.
- Meter como gasto del año un ordenador de 1.500 € sin amortizar (salvo que aplique la libertad de amortización).
- Tirar las facturas a los dos años.
Si quieres que lo llevemos por ti, en Protoasesor gestionamos autónomos desde 40 €/mes y empresas desde 90 €/mes, IVA incluido y sin permanencia. Escríbenos al WhatsApp 677 33 21 11.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo tiene que llevar contabilidad?
Tiene que llevar libros registro de ingresos, gastos y bienes de inversión, y los de IVA. Solo los autónomos en estimación directa normal con actividad mercantil llevan contabilidad completa.
¿Cuánto tiempo tiene que guardar las facturas un autónomo?
Como mínimo 4 años por la prescripción fiscal, aunque lo recomendable son 6 años, y más si amortizas bienes o compensas pérdidas.
¿Puedo llevar mi contabilidad en Excel?
Sí, siempre que los libros tengan la información obligatoria. Para facturar, en cambio, necesitarás un programa adaptado a Verifactu cuando sea obligatorio.
¿La cuota de autónomo es un gasto deducible?
Sí, y se apunta en el libro de gastos aunque no tenga factura.