Contabilidad
Contabilidad para autónomos: qué estás obligado a llevar y cómo organizarte
Qué contabilidad debe llevar un autónomo según su régimen, los libros obligatorios, cuánto tiempo guardar las facturas y cómo organizarte.
Contabilidad
Libros registro del autónomo: ingresos, gastos y bienes de inversión
Los libros registro son la contabilidad básica del autónomo. No hay que presentarlos a Hacienda, pero sí tenerlos al día, porque son lo primero que te piden en una comprobación. Te explicamos qué llevar en cada uno.
Los libros
Un autónomo en estimación directa simplificada con IVA lleva normalmente estos libros, unificando IRPF e IVA:
1. Facturas expedidas (ventas e ingresos)
- Fecha de la factura y de la operación.
- Número y serie.
- Nombre y NIF del cliente.
- Base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF.
- Total.
2. Facturas recibidas (compras y gastos)
- Fecha, número de recepción y número de factura del proveedor.
- Nombre y NIF del proveedor.
- Concepto del gasto (tipo de gasto en IRPF).
- Base, IVA deducible, y si es gasto deducible en IRPF.
Aquí también van gastos sin factura como la cuota de autónomo, los seguros sociales o las comisiones bancarias.
3. Bienes de inversión
- Fecha de compra y de puesta en funcionamiento.
- Descripción y precio.
- Coeficiente de amortización aplicado y amortización acumulada.
4. Provisiones de fondos y suplidos (solo profesionales)
Los adelantos de clientes para pagar gastos en su nombre (por ejemplo, tasas que paga un abogado por su cliente). No son ingresos ni gastos tuyos.
Formato
- Pueden llevarse en papel, Excel o un programa, siempre que tengan los datos obligatorios.
- Hacienda publica un formato electrónico estándar y puede pedírtelos en ese formato en una comprobación. Muchos programas de facturación los exportan así.
- No hace falta legalizarlos (a diferencia de los de una sociedad).
Cuándo los usarás
- Cada trimestre, para preparar el 303 y el 130.
- En la renta, para los ingresos y gastos de la actividad.
- Si Hacienda te envía un requerimiento.
Consejo: registra cada factura en la semana en que la emites o la recibes. Reconstruir un trimestre entero a última hora es la principal fuente de errores en el 303.
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Preguntas frecuentes
¿Qué libros tiene que llevar un autónomo?
En estimación directa simplificada: facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión y, si es profesional, provisiones de fondos y suplidos.
¿Hay que presentar los libros registro a Hacienda?
No se presentan, pero hay que tenerlos al día y aportarlos si Hacienda los pide.
¿Puedo llevar los libros registro en Excel?
Sí, si incluyen todos los datos obligatorios.
¿Los autónomos tienen que legalizar sus libros?
No. La legalización en el Registro Mercantil es para sociedades.