Factura proforma: qué es, para qué sirve y qué no puedes hacer con ella

Qué es una factura proforma

Es un documento comercial que anticipa cómo será la factura definitiva: datos de las partes, conceptos, precios, IVA y total. Funciona como una oferta formal o un presupuesto detallado.

Para qué sirve

• Pedir un anticipo antes de empezar un trabajo.
• Exportaciones: la aduana o el banco del cliente la pide para tramitar el pago o una licencia.
• Subvenciones y préstamos: muchas ayudas piden proformas de las inversiones previstas.
• Aprobar compras en empresas que necesitan el documento para su departamento de compras.

Lo que no es

• No tiene validez fiscal: no la anotas en tu libro de ingresos ni la declaras en el 303 o el 130.
• No da derecho a deducir: tu cliente no puede deducir el IVA que aparece.
• No reclama un pago exigible como lo haría una factura.

Cómo hacerla bien

• Pon el título "Factura proforma" bien visible.
• Usa una numeración propia (por ejemplo, PRO-2026-001), distinta de la serie de tus facturas.
• Indica una fecha de validez de la oferta.

¿Y si el cliente paga un anticipo?

Aquí está el error más común. Un anticipo devenga IVA en el momento del cobro. Si el cliente te paga un adelanto, tienes que emitir una factura real por ese importe, no basta con la proforma. Después, la factura final descuenta el anticipo ya facturado.

Si usas un sistema de facturación adaptado a Verifactu, asegúrate de que la proforma no se emite como factura registrada: el programa debe tratarla como presupuesto.

Errores frecuentes

• Numerar la proforma en la misma serie que las facturas.
• Cobrar un anticipo con una proforma y no emitir factura.
• Olvidar convertirla en factura definitiva al terminar el trabajo.

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